Planilha de acompanhamento de pedidos Hoobuy: um registro de transferências que continua útil

Atualizado: 12 de outubro de 2026

Uma página normal de pedido informa o rótulo atual. Uma planilha útil de rastreamento informa quais evidências sustentam esse rótulo, quem deve agir em seguida e o que mudou desde a verificação anterior. Essa distinção importa quando uma compra de marketplace se divide em vários pacotes nacionais, uma transportadora marca a entrega antes de aparecer o recebimento no armazém ou vários IDs de itens no armazém são criados a partir de um pacote recebido.

A planilha abaixo foi organizada em torno das transferências, não de prazos prometidos. O material público de ajuda Hoobuy separa compras, entrega, armazém, inspeção e armazenamento em áreas de serviço diferentes. Seu guia de encaminhamento também enfatiza os números nacionais de rastreamento e os IDs gerados para pedidos de encaminhamento. Essas etapas públicas justificam manter os identificadores separados. O desenho das colunas e o método de escalonamento são recomendações editoriais independentes.

Uma linha deve representar um item esperado

Não faça uma linha representar uma remessa inteira quando os itens podem se mover de forma independente. A unidade útil é um item esperado vinculado à sua origem e à variante escolhida. Um pedido do vendedor pode conter três itens; o vendedor pode despachá-los em duas caixas; o armazém pode depois atribuir três IDs de itens. Se a linha começar com “pedido inteiro”, essas relações ficam difíceis de descrever.

Crie um ID estável de registro, como HB-2026-001. É sua referência privada, não um identificador da plataforma. Nunca o altere quando o status mudar. Coloque os identificadores oficiais ou do marketplace em colunas próprias. Isso evita que um ID de pedido de encaminhamento substitua um número nacional de rastreamento ou que um ID de item no armazém substitua o registro original da origem.

Os oito grupos de campos importantes

Data e hora importam porque “ainda esperando” não tem ponto inicial. Use um formato consistente, de preferência UTC, e mantenha uma aba separada de histórico de status se precisar de mais do que o evento mais recente. Não sobrescreva continuamente o último evento verificado. Um histórico curto — etiqueta criada, aceito pela transportadora, entregue, associado ao armazém — pode mostrar exatamente onde uma transferência parou.

Como registrar compra e despacho do vendedor

Na compra, salve a URL de origem e a opção exata escolhida. As páginas de produtos podem mudar após o pedido, portanto escreva a variante em linguagem clara em vez de depender apenas de uma captura de tela posterior. Se o vendedor solicitar outro valor ou substituir uma opção, adicione uma nota datada; não altere silenciosamente a instrução original.

No despacho do vendedor, separe um número de rastreamento da aceitação pela transportadora. O vendedor pode fornecer um número antes de a transportadora ter o pacote. Coloque o número na coluna de rastreamento e registre separadamente o último evento verificado da transportadora. Isso permite distinguir “número existe”, “aceito pela transportadora”, “em trânsito” e “entregue”. Se o vendedor dividir o pedido, duplique os campos de origem necessários e dê a cada pacote físico sua própria entrada de transportadora.

Como registrar pedidos de encaminhamento

Um pedido de encaminhamento começa depois que você ou outro remetente já comprou as mercadorias. O guia público de encaminhamento Hoobuy orienta os usuários a obter o endereço atual do armazém, fornecê-lo ao remetente, inserir o número nacional de rastreamento e salvar o ID gerado do pedido de encaminhamento. Mantenha todas essas camadas.

Insira uma linha para cada item esperado e vincule-o ao pacote de entrada correto. Quando um número de transportadora cobrir vários itens, repita-o nas linhas desses itens ou use uma aba Pacotes separada e uma chave de consulta. Se houver vários números, não os coloque em uma célula separados por vírgulas. Linhas separadas tornam muito mais claras as verificações de pacotes ausentes e as mensagens ao suporte.

O guia público observa que itens numerosos ou grandes podem ser fotografados e armazenados separadamente, criando vários registros de itens. Adicione os IDs posteriores do armazém sem excluir o ID de encaminhamento ou o número da transportadora. A planilha deve mostrar a relação: item de origem → pacote nacional físico → registro de encaminhamento → item no armazém.

Transforme o QC em uma decisão que possa ser respondida

“QC aprovado” é vago demais para um registro reutilizável. Use campos pequenos: identidade correspondente, variante escolhida correspondente, quantidade correspondente, condição visível aceitável, medidas verificadas e evidência ausente. As notas de categoria devem ser concretas. Calçados podem exigir modelo, etiqueta de tamanho, sola e simetria do par. Roupas podem exigir etiqueta de tamanho, largura, comprimento, posição da estampa e costuras visíveis. Acessórios podem exigir dimensões, peças incluídas e ferragens.

Fotos de QC mostram apenas evidências visíveis. Não podem comprovar autenticidade, construção oculta, durabilidade ou caimento. Se faltar um detalhe necessário, escreva uma solicitação precisa no campo de próxima ação, como “imagem frontal da etiqueta de tamanho” ou “largura do peito com fita visível”. Consulte a conta atual quanto à disponibilidade e ao preço antes de pedir um serviço extra; a planilha não deve presumir uma quantidade universal de fotos gratuitas ou uma tarifa.

Use as colunas de responsável e próxima ação para evitar cobranças duplicadas de atualização

Cada linha não resolvida precisa de um responsável atual: comprador, agente de compras, vendedor, transportadora nacional, recebimento do armazém, QC ou equipe de pacotes. Depois, escreva um resultado esperado. “Verificar pedido” não é útil. “Confirmar se o número de transportadora X está associado ao ID de encaminhamento Y” identifica tanto a transferência ausente quanto a evidência necessária.

Regras de privacidade e manutenção

• Não armazene senhas, números de cartão, credenciais de carteira, documentos de identidade ou endereços residenciais completos.
• Use permissões limitadas de compartilhamento. Uma exportação para o suporte deve conter apenas as linhas relevantes ao problema.
• Preserve a origem e a seleção originais; adicione alterações datadas em vez de reescrever o histórico.
• Verifique as linhas ativas em uma rotina consistente, mas não invente um prazo universal.
• Arquive as linhas concluídas em vez de excluí-las. Elas podem ajudar a explicar compras repetidas e padrões de pacotes do vendedor.
• Confira novamente regras atuais do serviço, instruções do armazém e informações das rotas antes de agir com base em uma linha antiga.

Uma planilha só é útil quando torna a próxima pergunta mais específica

O objetivo não é reunir todas as capturas de tela. É preservar evidências suficientes para identificar a última transferência concluída e a próxima ausente. Campos de origem e variante explicam o que deveria ter sido comprado. Campos da transportadora explicam se um pacote físico se moveu. Campos de armazém e QC explicam o que foi recebido e o que pode ser visto. Campos de pacote começam apenas depois de concluída a decisão sobre o item.

Use o modelo para download como ponto de partida e remova as colunas de que realmente não precisa. O registro mais forte é compacto, consistente e seguro para compartilhar em parte. Para uma explicação mais aprofundada de cada status, continue com o guia de status do pedido. Para mercadorias Taobao ou Weidian compradas por conta própria, use o guia de pedidos de encaminhamento.